| 江苏省常熟职业教育中心校 档案工作管理办法 第一章 总则 第一条：为了加强我校档案工作，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用。根据《中华人民共和国档案法》结合我校实际，特制定本办法。
第二条：我校档案系指在教学、科研、党政管理、基本建设、设备仪器、财务管理、人事管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条：档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和科学管理水平的一个标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，加强我校档案建设，保持档案工作与学校各方面工作的协调发展，并在为教学、科研、管理和其他各项工作服务方面发挥作用。
第四条：档案工作作为一项事业列入学校整体建设和工作计划，并成为各级领导职责和管理工作的组成部分，在人员配备、经费、用房等基本工作条件上给予保证。 第二章 体制、机构和任务 第五条：我校档案工作实行统一领导、集中管理的原则，在学校建立档案工作机构-----档案科(档案室)，对学校形成的党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、财会、人事、业务、电子声像、实物等各类档案实行集中统一管理。 第六条：我校档案工作由一名副校长分管，由行政事务处直接领导。学校各处室、系部必须有一名负责人主管本部门的档案工作，并配备一名兼职档案人员 负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。
第七条：档案工作要纳入到学校工作计划之中，纳入学校教学、科研及各项管理工作之中，纳入到学校档案部门、档案员、兼职档案员以及档案网络人员的年度考核之中。
第八条：学校档案科既是档案工作的职能管理部门，同时又是保存和提供利用本校档案的机构。
第九条：学校档案科的基本任务
1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定，规划全校档案工作。
2、制定本校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
3、组织建设全校档案工作的网络，指导和协助各部门做好各类档案的收集、征集、整理、立卷、分类鉴定、保管统计工作。
4、接收档案并对室藏的全部档案进行科学管理，开发档案信息资源，做好利用服务工作。
5、负责全校兼职档案人员业务培训，参加档案工作学术研究和交流活动。
6、开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识。 7、参加学校基建项目的竣工验收，做好基建档案收集、登记工作。参加学校仪器设备的开箱验收工作，做好设备档案的收集登记工作。及时做好学校各类人员外出参加会议、交流活动带回材料的收集登记工作。 第三章 文件材料的归档、移交和接收工作 第十条：实行处级部门立卷归档制度，各类文件材料由形成部门按各类档案管理办法进行立卷。 教学档案由教学管理处、各系部组织立卷，按期向学校档案科（档案室）移交。 会计档案由财务处组织立卷，按期向学校档案科（档案室）移交。 文书档案、业务档案、科研档案、基建档案、设备档案、电子声像档案由各系部处室收集，按期向学校档案科（档案室）移交，由档案室按分类归档。 人事档案由档案室按人事档案管理制度组织整理立卷归档。 第十一条：我校形成的各类档案，是学校工作历史的真实记录，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全，有利于开发利用。凡个人在教学、科研、管理及一切职能活动中形成的各种载体形式的材料，必须按照规定归档，任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有，对非职能活动形成的重要文件，档案部门可采取征集、代管等形式收集保管，对于移交和捐赠档案的部门和个人应尊重其权益。 第十二条：立卷归档工作制度化、规范化、标准化，使归档文件做到齐全完整。 第十三条：归档范围
1、文书档案(党政管理类)
主要包括校党委、行政、工会、团委、妇委会、民主党派、各系部、处室在日常工作中形成的各种会议文件、会议记录、纪要、工作计划、总结；规章制度、统计报表、任免、奖惩、人事等部门管理中具有保存价值的文件材料。
2、教学档案 教学档案分两类：学籍管理档案和教学管理档案。
主要包括教学管理、教学实践和教学研究及学生、学籍管理等活动的文件材料。
3、科研档案
主要包括学校在科研项目工作中形成的文件材料、学校出版的书、学报、校刊等。
4、基建档案
主要包括我校在基建项目中形成的文字材料、基建图纸、项目审批文件等。
5、设备档案
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料、使用说明、技术图纸、技术操作规程、软件、技术参数、合格证、保修卡等。 6、业务档案 主要包括教职工学习进修、各种成果、获奖证明、技术等级、职称材料等。 7、人事档案 主要包括教职工个人的工作经历、政治思想、业务水平、工资情况、年度考核等。
8、会计档案
主要包括我校财务会计核算中形成的报表、凭证、票据、预决算、银行、现金日记帐等文字材料。
9、电子声像档案
主要包括学校各项工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、光盘等电子声像材料和配套文字材料。
10、实物档案
主要包括学校重大活动、体育赛事、外事往来等具有保存收藏价值的礼品、奖牌。
第十四条：不归档范围
1、上级机关普发的仅供参阅，不必办理的文件；
2、上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件；
3、重份文件；
4、无参考价值的事务性、临时性文件；
5、本校未经会议、未经学校领导审阅、签发的未生效文件；
6、无特殊保存价值的信封，提出一般建设性意见的人民来信；
7、校外其他单位发来的文件。
第十五条：案卷质量要求
1、各门类案卷质量的基本要求：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，字迹工整、清晰，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸，字迹不清或破损的文件材料应修补、誊清，以便长期保存。
3、归档的文件材料按问题、时间、名称或重要程度排列，要注意文件材料的排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；讨论稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；专题性、成套性档案(含教学、科研、基建、设备、出版物等等)按阶段、结构、部件等分别组卷。
4、档案的保管期限，从实际出发，要根据学校工作需要和国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：凡是反映学校主要职能活动和基本面貌，对本校、国家建设、历史研究有长期利用价值的档案，为永久保管(五十年以上)。
凡是反映学校一般活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的档案，为长期保管(十六年至五十年内)。
凡是较短时间内对学校工作有查考价值的，为短期保管(十五年以下)。
5、卷内文件材料按时间顺序或按重要程度排好后，不论单面或双面，只要是书写的文字材料，均应依次在非装订线一侧上角编页号。
6、每个案卷必须按规定格式打印卷内文件目录一式两份，一份作全引目录。
7、卷内文件材料情况说明应填写在备考表内，若无说明，也应填写立卷人、检查人姓名、时间，检查人应是立卷单位负责人。
8、案卷标题应简明确切，一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等，科技档案或专业档案可以是项目名称代字、代号及其组件、部件、阶段代号和名称。案卷标题写在卷面，不超过五十个字。
第十六条：归档时间和手续
1、文书档案：各处室、各系部及各条线机构在次年三月底以前将上年度的文书档案资料集中整理后移交给档案室，由档案室整理归档。
2、教学档案：在教学年度结束后，由教学管理处、各系部组织立卷，每年的十二月底前将上一学年度装订成案卷的教学档案，移交档案室归档。 3、基建档案：在项目竣工验收后 三个月内移交移交给档案室，由档案室整理归档。 4、设备档案：在设备开箱验收后二个月内移交给档案室，由档案室整理归档。 5、会计档案：在会计合算年度结束后由财务处组织立卷，在财务处保管一年，于第二年的五月底前移交档案室归档。
6、电子声像档案：在项目活动结束后一个月内移交给档案室，由档案室整理归档。 7、科研档案：在项目完成后 二个月内移交给档案室，由档案室整理归档。 8、验收项目资料：学校各级各类验收项目，在验收项目结束后一个月内，由验收项目责任部门，将整套验收资料移交给档案室归档。 9、向档案室移交档案必须履行交接手续，填写移交单一式两份，交接双方签字（盖章）各存一份备查。 第四章 档案保管和利用 第十七条：档案资料要按门类和载体进行科学分类、排列、编号，统一规范、便于检索、便于利用、便于管理。
第十八条：严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。做好防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘、防高温工作。
第十九条：建立档案借阅制度，积极提供利用，并按照密级履行审批手续。档案借出须办理登记手续，限期归还，严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人，违者按有关规定严肃处理。
第二十条：由档案科（档案室）和业务主管部门组成鉴定小组对档案密级的调整和需要销毁的档案提出建议，报主管领导批准后实施，销毁档案要填写销毁清册组织监销。
第二十一条：建立档案统计、检查和利用效果登记制度，及时分析利用效果和存在问题。 第五章 附 则 第二十二条：根据本条例制定各门类档案管理办法。 第二十三条：本办法自公布之日起实行，由行政事务处负责解释。 二OO五年九月 | 